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会議の進行のコツ7選!初心者でも会議の進行がカンタンにできる!

ファシリテーターとして会議やワークショップの進行を任されて、戸惑ったことはありませんか?今まで見よう見まねでしかやってこなかったけど、どんなところに気をつけてやればいいんだろう?そんな悩みや疑問をお持ちの方への解決策「会議の進行のコツ7選」をご紹介致します。すぐできるようにならなくても、心がけていくうちに身に付きます。

会議の進行のコツ(その1)【アイスブレイク】

まずはアイスブレイク!アイスブレイクで参加者の緊張を解きほぐし、場を和やかにすることがファシリテーターとして会議の進行をする人の役割でありコツです。

場の空気が和やかになり、雰囲気が良ければ参加者も心地よく会議に参加してくださいますし、その方がリラックスして良い意見も出やすくなります。

 

会議の進行のコツ(その2)【目的確認】

会議やワークショップを行う場合は、全員で目的確認をすることが重要です。また脱線したり目的を見失わないようにするために、目的を板書するなどして、全員の目に触れるようにしておくと良いでしょう。

もしも脱線したり、目的がぶれてきたときは皆さんに「本日の目的はこちらですよ~!」と、板書を見て頂くと良いと思います。口頭で「今日の目的は○○です。」と言うと皆さんは注意されてる印象を受けてしまいます。ですが板書しているものを指さし確認すると、指摘された側は自分の目で確認しているので受け取りやすいので、板書はお薦めです。

会議の進行のコツ(その3)【意見を集める】

参加者の意見をまんべんなく全員から公平に聞くことがその会議の価値を高めることになります。ともすると大きな声の人や、発言量の多い人に左右されがちですが、そこを上手くコントロールして、偏ることなく参加者全員から意見を聞くことが大切です。

そのためのコツとして、意見収集の方法をいくつか知っておくと良いと思います。

順番に発言してもらう

順番にアイディアをひとつづつ出して頂くような質問をして、順番に答えを出してもらう。その際に自分のアイディアが無い人は、全員の発言を聞いたのちに誰かの意見に賛成するのも有りにします。それも一つの意見ですからね。

メモ用紙に書いてもらう

ポストイットなどメモ用紙を渡して、時間を制限してその間に書いてもらう。それを集めて読み上げるなどして、皆の回答を共有する。更に追加意見も聞く。(追加意見を聞く場合は、全体に問いかけて、ある人だけ聞くスタンスでもOK!但し、話したそうにしている人が居たら○○さんは追加意見在りますか?と問いかけてあげるのも良い。

グループで話し合ってもらう

少人数のグループに分けて、その中で話し合ってもらう。この場合どなたか代表の方にそのグループの意見をまとめて発表して頂くのですが、必ずやって頂きたいのはそのグループの他のメンバーに「追加することはありませんか?」と尋ねることです。そうしないと、グループの代表の方が自分の意見を言ってくれなかったなどの不満が出る可能性があるからです。

概ねこのような方法を使い分けると参加者全員の意見をまんべんなく吸い上げることができるでしょう。また、出された意見は板書して全員で共有することも大切です。その際に、誰から出た意見かは書かないで、場から出た意見としてどの意見も同じように扱います。

もちろん!どのような意見も否定してはいけません。出して頂いた意見やアイディアには感謝です。

会議の進行のコツ(その4)【意見を整理する】

出た意見をまとめるためには、板書してあることが前提となります。意見を整理するには、その会議の目的や内容によってやり方はいろいろあります。

例えば似たような意見を合体させて、大きくいくつかにまとめてみるとスッキリしてくると思います。但しその場合は、「この意見とこの意見はひとまとめにしても宜しいでしょうか?」と参加されてる皆さんにひとつづつ確認して行なうことが大切です。

会議の進行のコツ(その5)【答えは場にある!】

ファシリテーターが会議の進行をする上で、とても重要なのは【答えは場にある!】ということを信じ切ることです。ともすると意見が途絶えたり、アイディアが出てこないこともあるのですが、そのときに焦らずじっくり場から意見が出るのを待つ姿勢が大事です。もちろん、意見が出やすいようにアイディア提供のような問いかけをしたりしながら、場から(参加者から)の発言を待ちます。沈黙は恐い!と思うこともあるかも知れませんが、一人ひとりがじっくりと考えているとしたら、それはとても大切な時間になります。「答えは場にある!」と場を信じることができると、ファシリテーターとしての力量がワンランク上がります!

会議の進行のコツ(その6)【少数意見を切り捨てない】

とかく意見が割れた時は多数決で決めてしまいがちですが、少数意見も大切な意見です。なので、ファシリテーションの場面では多数決などで少数意見を切り捨ててはいけません。

多数意見と少数意見を足したり掛けたり、いいとこ取りをした第三の考えを生み出すなど、どんな意見も同じように大事に扱うことが大切です。

会議の進行のコツ(その7)【プロセスを大事にする】

場から発言が少ないとついついファシリテーターが意見を出してまとめてしまいそうになったりするのですが、ファシリテーターは問いかけをして答えをもらいながら進めることがとても大事なのです。

もしもファシリテーターが「それならこうしましょう!」と言ってしまうと、誘導された印象を与えてしまいます。そのような場合は「それならこういう方法はどうでしょうか?」と問いかけて、参加者の同意を得たうえで進めると参加者の満足度が高くなるのです。

ファシリテーターがこうしましょう!と言って出した結果と、場に問いかけて同意を得た結果が仮に同じだとしても、その「質」や「満足度」には大きな違いがあります。なのでファシリテーターは参加者一人ひとりも満足度を高めながら、チームの成果が最大最適化するように仕向けることが大事なのです。

まとめ

今回は会議の進行のコツを7つまとめてみましたが、いかがでしょうか?

  1. アイスブレイク
  2. 目的確認
  3. 意見を集める
  4. 意見を整理する
  5. 答えは場にある!
  6. 少数意見を切り捨てない!
  7. プロセスを大事にする

これらを意識しながら会議やワークショップの進行をやって頂くと、参加者の満足度が高まりますので、是非できるところからでもやって頂ければと思います。

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